Wat gebeurt er bij Custody?
Custody
het vak vAN BEWAARBANK IS OUD EN HOOG GESPECIALISEERD
Het custody-bedrijf is ontstaan aan het begin van de 19e eeuw toen kassiersbedrijven baar geld van rijke kooplieden in Amsterdam gingen bewaren in ‘privé-brandkasten.‘ In die dagen was er onzekerheid in het financiële stelsel en het vertrouwen was laag. Dus de vlucht naar cash geld zorgde voor een veiligheidsprobleem. Kassiers speelden hierop in door veiligheid (‘bewaren’) te bieden tegen een vergoeding.
Deze vernieuwende financiële functie kreeg een enorme impuls toen de handel in waardepapieren zoals aandelen en obligaties op gang kwam. Ook toen was eenzelfde vraag naar veiligheid van eigendom er een die door bewaarbedrijven of wel custodians werd ingevuld. Toen de portefeuilles wereldwijd belegd gingen worden, verbreedde dit aanbod tot global custody. Door de tijd heen zijn door digitalisering en het toepassen van de moderne portefeuilletheorie een steeds grotere diversiteit aan beleggingsinstrumenten opgenomen in beleggingsportefeuilles van professionele beleggers.
Anno 2024 wordt bij CACEIS het custody-vak nog steeds met verve beoefend: het ervoor zorgen dat instructies van klanten worden afgewikkeld, betalingen doen en samenwerken met collega’s binnen Nederland en binnen de Groep, zijn een paar van de verantwoordelijkheden van de afdeling Custody. In een vraaggesprek vertellen Robert Nagtegaal (Head of Custody), Florian Zethof (Assistant Team Manager Custody) en René Vruggink (Assistant Team Manager Custody) ons meer over de successen, maar ook over de uitdagingen die zoal voorbij komen.
VIER TEAMS
De afdeling bestaat uit vier teams in totaal. Er zijn twee teams met de focus op de operationele werkzaamheden, waarvan één voor settlements en één voor corporate actions alsmede proxy voting. Daarnaast zijn er twee client facing teams. Deze zijn onderverdeeld in settlements en corporate actions/income/proxy voting en het onderhouden van klantcontact.
Bij settlements behandelt het team de instructies van klanten. Soms moet er handmatig worden ingegrepen. Zo ook bij corporate actions, die betalingen doen. Dat team moet bijvoorbeeld soms iets met het foreign currency-team regelen als er iets niet klopt. De organisatiestructuur is tegenwoordig zo ingericht dat er ook veel in andere landen wordt gedaan. “Vaak wordt nog vanuit het idee van voor de migratie naar CACEIS gedacht. Echter in Amsterdam zijn we geen producteigenaar meer van settlements, corporate actions, income, class actions en proxy voting, maar ligt het eigenaarschap nu in Parijs,” legt Robert uit.
Florian
“Het mooist is als we vanuit de klant complimenten of goede reviews ontvangen over de geleverde dienstverlening.”
samenwerking
In de dagelijkse sfeer is samenwerking belangrijk. De samenwerking met de directe collega’s voor de dagelijkse werkzaamheden is volgens het team goed. Zodra er onverwachte dingen gebeuren en geen reguliere wegen bewandeld kunnen worden, is er nog wel eens sprake van een uitdaging. Maar over het algemeen komen binnen de samenwerking de verschillende culturen op een goede manier samen. In het kader van RIPA, de integratie van de Europese activiteiten van RBC, wordt intensief samengewerkt met collega’s in Kuala Lumpur.
Voor settlements is zowel binnen operations als client facing de focus gericht op het overhevelen van de activiteiten van Amsterdam naar Kuala Lumpur voor klanten in het Verenigd Koninkrijk. De rol van custody ligt bij het trainen – zowel in Amsterdam als in Kuala Lumpur – van operations-collega’s en het bieden van (on-site) support aan het client facing team in Londen. Voor corporate actions en proxy voting zorgt RIPA in eerste instantie voor hogere volumes.
Die moeten tijdens de migratie worden opgevangen terwijl er ook RIPA-werkzaamheden zijn naast de dagelijkse gang van zaken. “Daarbij dient het dagelijkse proces op de correcte manier door te gaan. De uitdaging met betrekking tot de migratie is dan ook dit voor migrerende klanten te laten verlopen zoals verwacht, zonder dat het impact heeft op de andere klanten,” legt René uit.
Momenteel zijn er vier operations-collega’s vanuit Kuala Lumpur voor een periode van drie maanden werkzaam binnen de Nederlandse Custody-afdeling om getraind te worden. Na deze training zullen de werkzaamheden binnen de organisatie in 2024 verdeeld worden over de vier ‘Operational Centers:’ Kuala Lumpur, Toronto, Parijs en Amsterdam. Aanvullend zal dit jaar ook het Target Operating Model uitgewerkt worden. Deze zal in 2025 ingevoerd worden.
TROTS
Er komt dus veel kijken bij het werk voor onze klanten. “Het mooist is als we vanuit de klant complimenten of goede reviews ontvangen over de geleverde dienstverlening. Verder mogen we trots zijn dat de dagelijkse werkzaamheden op orde zijn. Het is voor de teams natuurlijk fijn als je zonder werkvoorraad de dag kan afsluiten,” zegt Florian. “Tenslotte zijn we trots als procesverbeteringen die vanuit NL zijn geïnitieerd, worden doorgevoerd waarbij het proces zowel verbeterd als effectiever wordt,” zegt Robert.
Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een nieuw dashboard voor corporate actions-betalingen die vorig jaar in productie is genomen. In dat dashboard komt de dagelijkse werkvoorraad nu nagenoeg real-time in plaats van enkele updates per dag. “Het nieuwe dashboard is nu geïntegreerd in het programma waar ook de corporate actions worden verwerkt. Hiervoor was dit een Excel die door de grootte van bestanden regelmatig niet correct werkte, waardoor het proces regelmatig vertraagd werd of zelfs stopte,” legt Robert uit.
Ook zijn er bij corporate actions door het DVCA-proces – een corporate action event met betrekking tot dividendbetaling –succesvol aanvullende werkzaamheden opgepakt om de werkdruk in Parijs af te laten nemen. “Na het overnemen hiervan is de tevredenheid bij klanten met betrekking tot deze specifieke events teruggekeerd en tevens zijn de Parijse collega’s ontlast. Er is door de samenwerking ruimte en efficiëntie gevonden,” zegt René.
Daarnaast is bij events de tijdigheid van de betalingen omhoog gegaan sinds die in Amsterdam worden uitgevoerd. Settlements haalt met straight through processing, het automatisch laten doorlopen van in dit geval settlements, hoge rates.
René
“Het uiteindelijke doel is een tevreden klant door een goede dienstverlening met de werkzaamheden die we uitvoeren.”
Uitdagingen
Volgens de heren is de belangrijkste uitdaging binnen Custody het samenwerken binnen de keten waarbij processen door diverse entiteiten worden uitgevoerd. Een voorbeeld in settlements is het omwisselen van valuta, dat door Luxemburg wordt gedaan. Als zij bijvoorbeeld zien dat er een instructie blijft hangen omdat er te weinig geld is, moet er contact komen. Andere activiteiten vinden weer plaats in Parijs.
Corporate actions is eigenlijk zelfstandig, maar in de praktijk werkt het team ongeveer de helft van de tijd samen met andere locaties. Het werken met diverse entiteiten vergt veel overleg.
“Waar we voorheen verbeteringen zelf konden initiëren en implementeren moet er nu binnen de keten waar we onderdeel van uitmaken worden overlegd. Dat vraagt een andere aanpak en zorgt voor meer noodzaak tot afstemming,” zegt Robert.
tevreden klanten
Gelukkig krijgt het team ook vaak te horen dat het werk wordt gewaardeerd. “Het uiteindelijke doel is een tevreden klant door een goede dienstverlening met de werkzaamheden die we uitvoeren,” zegt René. “Daarnaast willen we een dagelijks proces dat te allen tijde houdbaar is met een goede werksfeer.”
